Démarches d’entrée en EHPAD : les étapes à suivre

Une organisation méthodique permet toutefois d’avancer plus sereinement. Depuis 2005, chez MDRS – Maison de Retraite Sélection, nous accompagnons gratuitement les familles pour les aider à comparer les établissements, à mieux comprendre les principales étapes d’admission et à préparer l’entrée de leur proche.

Les démarches s’organisent généralement autour de six grandes étapes : présélectionner plusieurs EHPAD, constituer le dossier national, transmettre et suivre les demandes, étudier les propositions d’admission, préparer le financement, puis organiser l’entrée.

Les 6 étapes pour préparer une entrée en EHPAD

1. Présélectionner plusieurs établissements adaptés

Avant de remplir le dossier, identifiez plusieurs établissements correspondant aux besoins de votre proche.

Le choix doit notamment tenir compte :

• du niveau d’autonomie ;
• de l’état de santé ;
• du budget ;
• de la localisation ;
• des éventuels besoins spécifiques, comme une unité adaptée aux troubles cognitifs.

Déposer plusieurs demandes d'admission augmente les chances d'obtenir une place adaptée aux besoins de la personne, sans obliger la personne à accepter toutes les propositions reçues.

Le moteur de recherche MDRS permet de comparer les établissements selon leur ville, leur département, leur type, leur budget et certains besoins spécifiques.

Pour chaque adresse, notez les critères essentiels :

• la distance avec la famille ;
• le prix mensuel estimé ;
• la disponibilité d’une place ;
• la présence d’une unité spécialisée ;
• la qualité du cadre de vie ;
• les prestations proposées ;
• les informations recueillies lors de la visite.

Chez MDRS, nous conseillons de ne pas attendre la première réponse positive pour commencer à comparer. Une présélection suffisamment large permet de garder du recul et d’éviter, autant que possible, de devoir choisir dans l’urgence.

2. Constituer le dossier national d’admission

Le dossier national de demande d’admission en EHPAD constitue le point de départ de la démarche administrative.

Son format unique évite de remplir un formulaire différent pour chaque établissement.

Dans de nombreux départements, le dossier peut être renseigné et transmis en ligne grâce à ViaTrajectoire. Lorsque ce service n’est pas disponible ou ne correspond pas à la situation, le formulaire national peut être envoyé directement aux établissements retenus.

Le dossier est rempli une seule fois. Sur ViaTrajectoire, il peut ensuite être adressé à plusieurs structures. Au format papier, une copie doit être transmise à chaque EHPAD.

Le volet administratif

Le volet administratif rassemble les informations nécessaires à l’étude de la demande :

• identité et coordonnées de la personne ;
• situation familiale ;
• adresse actuelle ;
• coordonnées des proches à contacter ;
• mesure de protection éventuelle ;
• date d’entrée souhaitée ;
• informations utiles sur la situation sociale et financière.

Selon le dossier et l’établissement, différents documents peuvent être demandés : pièce d’identité, attestation de droits, avis d’imposition, justificatifs de ressources ou documents relatifs à une mesure de protection.

Vérifiez la liste indiquée dans le formulaire ainsi que les éventuelles demandes propres à chaque établissement. Un dossier incomplet peut retarder son examen.

Le volet médical confidentiel

Le volet médical décrit l’état de santé, les traitements, le niveau de perte d’autonomie et les besoins d’accompagnement.

Il doit être complété, daté et signé par le médecin traitant ou par un autre médecin.

Ce document contient des données de santé confidentielles. Il est transmis selon les modalités prévues au médecin coordonnateur de l’établissement.

Prenez rendez-vous suffisamment tôt avec le médecin afin de lui laisser le temps de compléter les informations demandées.

Le volet médical permet à l’EHPAD de vérifier si ses équipes, ses équipements et son organisation correspondent aux besoins de la personne. Il joue donc un rôle déterminant dans l’étude de la demande.

3. Transmettre et suivre les demandes

Une fois le dossier complété, adressez-le simultanément aux établissements présélectionnés.

Sur ViaTrajectoire, vous pouvez suivre la réception et l’évolution de vos demandes depuis votre espace personnel.

Pensez également à maintenir le dossier à jour en cas de changement :

• évolution de l’état de santé ;
• nouvelle hospitalisation ;
• modification de la date d’entrée souhaitée ;
• changement de coordonnées ;
• évolution du degré d’urgence.

Les délais varient selon les territoires, les établissements et le type de place recherché. Certains EHPAD peuvent proposer rapidement une admission, tandis que d’autres disposent d’une liste d’attente.

Un tableau de suivi simple peut être utile pour noter la date d’envoi, le statut de chaque demande, les éventuelles pièces complémentaires et les coordonnées de votre interlocuteur.

Cette étape peut rapidement devenir difficile à suivre lorsque plusieurs établissements sont sollicités. L’important est de conserver une vision claire de chaque demande et de contacter directement l’établissement lorsqu’une précision est nécessaire.

4. Comprendre la réponse de l’EHPAD

Lorsqu’une place est disponible, le dossier fait l’objet d’une étude administrative et médicale.

Le médecin coordonnateur examine si l’établissement dispose des moyens nécessaires pour répondre aux besoins de la personne. La décision d’admission est ensuite prise par le responsable de l’EHPAD.

Une visite ou un entretien de préadmission peut être proposé.

Cette rencontre permet à l’établissement de mieux connaître le futur résident, mais elle constitue aussi une nouvelle occasion pour la famille de poser ses questions et de vérifier certains points.

Profitez-en pour vous renseigner sur :

• l’organisation des soins ;
• les modalités d’accueil ;
• les équipements de la chambre ;
• la restauration ;
• les activités ;
• les règles de visite ;
• la date possible d’entrée ;
• le coût mensuel.

Une proposition d’admission n’oblige pas la personne à intégrer l’établissement. Elle reste libre de l’accepter ou de la refuser si une autre solution répond mieux à ses besoins.

Chez MDRS, notre expérience du terrain nous conduit à rappeler qu’une place disponible n’est pas nécessairement la bonne place. Lorsque la situation le permet, prenez le temps de confronter la proposition aux besoins réels de votre proche et à vos observations lors de la visite.

5. Préparer le financement de l’EHPAD

Le financement doit être étudié dès le début des recherches.

La facture mensuelle comprend principalement le prix d’hébergement, le tarif dépendance et certaines prestations supplémentaires.

Demandez une simulation détaillée précisant :

• le prix de la chambre ;
• le tarif dépendance ;
• les prestations incluses ;
• les services facultatifs ;
• les conditions de facturation en cas d’absence ou d’hospitalisation ;
• le reste à charge estimé.

Plusieurs aides pour financer un EHPAD peuvent réduire la facture, mais elles ne couvrent pas les mêmes dépenses.

L’APA en établissement

L’allocation personnalisée d’autonomie, ou APA, peut contribuer au paiement du tarif dépendance pour les personnes classées en GIR 1 à 4.

Les démarches varient selon le département et l’établissement.

Une fois l’EHPAD choisi, demandez à sa direction quelles formalités accomplir et quels justificatifs fournir.

Les aides au logement

Selon la situation du résident et le conventionnement de l’établissement, l’APL ou l’ALS peut contribuer aux frais d’hébergement.

Leur montant dépend notamment des ressources, du logement et de la situation familiale.

L’aide sociale à l’hébergement

L’aide sociale à l’hébergement, ou ASH, peut prendre en charge une partie ou la totalité des frais restant à payer lorsque les ressources sont insuffisantes.

Elle est accessible uniquement dans les établissements ou sur les places habilitées à l’ASH.

Lorsque cette aide est nécessaire, vérifiez l’habilitation dès la présélection et engagez la demande rapidement. Son attribution peut tenir compte des ressources du demandeur et de ses obligés alimentaires. Les sommes versées peuvent également être récupérées dans certaines situations.

Notre glossaire consacré à l’ASH explique plus précisément son fonctionnement.

Vous pouvez également consulter notre dossier complet sur les aides pour financer une maison de retraite afin d’identifier les dispositifs susceptibles de correspondre à votre situation.

6. Vérifier le contrat et les conditions d’entrée

Avant l’installation, demandez le contrat de séjour, ses annexes et le règlement de fonctionnement.

Ces documents précisent les prestations, les tarifs et les droits du résident.

Vérifiez notamment :

• le prix de l’hébergement ;
• les prestations comprises ;
• les suppléments éventuels ;
• le dépôt de garantie ;
• les garanties ou cautions demandées ;
• les conditions de révision des prix ;
• les modalités de résiliation ;
• les règles applicables en cas d’absence ;
• les conditions de rétractation.

Renseignez-vous sur la date à laquelle le contrat devra être signé et prenez le temps d’obtenir des explications sur les clauses qui vous semblent imprécises.

Le futur résident peut également désigner une personne de confiance. Celle-ci peut l’accompagner dans ses démarches, l’aider à comprendre ses droits et participer aux échanges lorsqu’il le souhaite.

Un état des lieux de la chambre doit être réalisé au moment de l’entrée. Conservez-en un exemplaire avec les autres documents contractuels.

Préparer l’installation et les premiers jours

Les formalités administratives ne constituent qu’une partie de l’entrée en EHPAD. L’installation elle-même représente un changement important pour la personne concernée.

Demandez à l’établissement la liste précise des vêtements, produits, documents et objets à apporter. Les modalités de marquage et d’entretien du linge personnel varient selon les structures.

Avec l’accord de l’établissement, personnalisez la chambre avec des photos, des objets familiers ou un petit meuble compatible avec l’espace disponible et les règles de sécurité.

Ces repères peuvent aider la personne à s’approprier progressivement son nouvel environnement.

Informez également l’équipe de ses habitudes :

• rythme de sommeil ;
• préférences alimentaires ;
• centres d’intérêt ;
• pratiques culturelles ou religieuses ;
• activités appréciées.

Ces informations pourront contribuer à l’élaboration du projet d’accompagnement personnalisé.

Les premiers jours demandent parfois du temps. Restez attentif au ressenti de votre proche et échangez avec l’équipe si une difficulté d’adaptation persiste.

Pour approfondir cette étape souvent délicate pour toute la famille, retrouvez nos conseils pour bien préparer et vivre l’entrée en maison de retraite.

Être accompagné dans les démarches d’admission

Chaque démarche d'admission concerne avant tout une personne et ses proches, MDRS propose un accompagnement humain, personnalisé et entièrement gratuit.

Notre équipe peut vous aider à :

• préciser les besoins de votre proche ;
• comparer plusieurs établissements ;
• mieux comprendre les principales étapes d’admission ;
• préparer vos demandes ;
• comparer les tarifs ;
• organiser les visites.

Notre rôle ne consiste pas à remplacer les médecins, les services départementaux ou les organismes chargés des aides. Nous vous apportons des repères pratiques et vous orientons vers les interlocuteurs compétents lorsque cela est nécessaire.

Depuis 2005, MDRS – Maison de Retraite Sélection a accompagné plus de 150 000 familles et visité anonymement plus de 11 000 établissements partout en France.

Cette connaissance du terrain nous permet d’aider les familles à avancer dans leurs recherches avec davantage de repères, notamment lorsqu’elles doivent comparer plusieurs établissements dans un délai limité.

Vous pouvez retrouver nos fiches d’établissements, nos guides et notre accompagnement gratuit sur MDRS – Maison de Retraite Sélection, ou commencer directement votre recherche grâce à notre moteur de recherche d’EHPAD.

Démarches d’entrée en EHPAD : l’essentiel à retenir

Les démarches commencent par la présélection de plusieurs établissements et la constitution du dossier national d’admission.

Elles se poursuivent par le suivi des demandes, l’étude des propositions, la préparation du financement, la lecture du contrat de séjour et l’organisation de l’installation.

En avançant étape par étape, en maintenant le dossier à jour et en vérifiant les documents demandés par chaque établissement, il devient plus facile de garder une vision claire de la situation.

Et lorsque plusieurs critères, délais et démarches s'accumulent, MDRS peut vous aider à structurer votre recherche, à comparer les établissements et à préparer plus sereinement cette transition avec votre proche.